La tecnologia facilita le nuove modalità di fare riunione. Non più solo nello stesso luogo fisico, ma connessi e interconnessi da differenti luoghi.
Come saranno le riunioni nell’era post-pandemica? Dopo aver passato i mesi di lockdown sempre connessi grazie a piattaforme come Zoom, Teams e Skype, la risposta a questa domanda potrebbe sembrare più facile del previsto: connesse.
La tecnologia, durante la brusca interruzione della frenetica routine a cui eravamo abituati, ha giocato un ruolo fondamentale, diventando un mezzo indispensabile per rimanere in contatto e gestire i task professionali anche a distanza, comunicando con i membri del proprio team relegati nel proprio ambiente domestico.
L’accelerazione digitale durante il lockdown
Si è trattato di una “transizione forzata verso un modello a distanza senza alcuna preventiva preparazione, né una fase preliminare di prova o adattamento” che ha portato molte piccole e medie aziende a dover riorganizzare in tempi record le proprie modalità di lavoro, formando al contempo i propri dipendenti.
Se le nuove generazioni (Millennials e Zeta) non hanno avuto bisogno di comprendere le potenzialità di questa nuova rivoluzione digitale, in molti si sono dovuti ricredere sulle enormi potenzialità dello smart working, strumento con cui, anche nei mesi a venire, si ridurranno i contatti fisici tra i lavoratori (nell’attesa di tornare alla normalità una volta debellata l’emergenza Coronavirus).
Come cambiano i meeting nell’era post-pandemica – Le nuove sale riunioni tecnologiche
Più che soffermarsi sul tema dello smart working, i progettisti e le aziende del settore ufficio sono oggi interessati a comprendere le nuove modalità di riunione, per riorganizzare in maniera efficiente spazi come meeting room e huddle room, rendendoli sicuri e tecnologicamente idonei per supportare la nuova operatività dei lavoratori.
Se durante la quarantena molte delle attività a distanza si sono dovute adattare alla condizione di emergenza, apparendo per lo più improvvisate, oggi occorre pensare che i luoghi da cui si seguono –e spesso conducono- le riunioni possono essere i più diversi. Non ci si connette più solamente dall’ufficio, ma anche dalle proprie abitazioni private e dagli spazi domestici.
Il concetto di spazio privato e pubblico è irrimediabilmente cambiato, proprio in ragione del periodo trascorso a casa, in cui i luoghi più intimi sono stati aperti agli altri attraverso l’uso di piattaforme dedicate ai meeting a distanza.
La nuova percezione dello spazio
Nelle nuove riunioni digitali occorre quindi avere un occhio di riguardo per il cosiddetto “set”, ovvero ciò che circonda il relatore e viene ripreso dalla telecamera del pc o dello smartphone, che deve presentare un’immagine congrua e adeguata, priva di elementi di disturbo visivo capaci di compromettere la percezione qualitativa degli argomenti di riunioni e webinar.
Per organizzare professionalmente (sia a casa che e a lavoro) una riunione, basta oggi disporre di una White board, ovvero una lavagna con pennarelli, attorno a cui stare in piedi e muoversi liberamente, evitando la rigidità della sedia davanti al pc.
Le nuove sale riunioni tecnologiche: come allestire lo spazio in ufficio
Anche in ufficio è possibile dedicare uno spazio attrezzato alle riunioni digitali, allestendo un set dedicato ai meeting online dove i relatori possano essere anche più di uno, soprattutto se si ha a disposizione uno spazio molto ampio per rispettare le distanze di sicurezza.
Una parete avvolgente su cui proiettare immagini e mandare in onda slide e contenuti potrebbe rappresentare un perfetto sfondo per lo speaker. Grazie a strumenti come la Digital Board di Level Office Landscape, gestire la propria inquadratura, mandare in onda una presentazione, oppure disegnare schemi e appunti in tempo reale è rapido e intuitivo.
Il ruolo del digitale nelle nuove sale riunioni tecnologiche
Le meeting room diventano luoghi tecnologici e flessibili per favorire la collaborazione in modo veloce e smart, soprattutto a distanza. Grazie all’allestimento dello spazio e all’integrazione di differenti digital device, le riunioni sono così più rapide ed efficienti, permettendo lo scambio di dati e contenuti in tempo reale.
Utilizzando una singola console con sistema touch integrata in un tavolo come Tech Desk di Level Office Landscape, è possibile partecipare a videoconferenze con un singolo tocco e condividere file e presentazioni in modo veloce. L’impiego di software nativi come Microsoft Teams® e Zoom Rooms® permette ai lavoratori di gestire in autonomia le riunioni, chiamare ed effettuare videoconferenze impiegando piattaforme software integrate nell’ecosistema aziendale.
Completano le nuove sale riunioni anche i monitor multi-touch 4K: sistemi interattivi pensati per visualizzare contenuti e interagire grazie alle soluzioni di interactive whiteboard (IWB). Infine, grazie alla domotica, è possibile automatizzare il controllo di meeting room e huddle room configurando semplici scenari che controllano illuminazione, climatizzazione, segnali audio-video e gestione di tende e lift.
La sala riunioni Keplero realizzata da Level Office Landscape
Una sala ad assetto variabile per favorire incontri, confronti e interazione all’insegna della condivisione: ecco la meeting room che elimina le barriere fisiche e i limiti nella comunicazione recentemente realizzata da Level Office Landscape. Si tratta di uno spazio senza vincoli fisici dove più persone possono riunirsi (non più attorno a un tavolo) grazie a delle sedute contemporanee e confortevoli che possono essere posizionate e distribuite in modo sempre differente.
La sala riunioni Keplero è isolata acusticamente e corredata da più monitor interattivi da 75 pollici, posizionati su due diverse pareti. Un server dedicato e una rete wi-fi privata e riservata, consentono la connessione dei device personali dei partecipanti alla riunione e l’interazione smart con i monitor della sala meeting.
Un software gestisce inoltre due telecamere indipendenti e un sistema di rilevamento automatico della voce con microfoni direzionali, fondamentali per realizzare videoconferenze di altissima qualità. Tutto ciò che avviene nella sala può essere videoregistrato e condiviso cosi come quello che viene visualizzato o riprodotto sui monitor touch.
Vuoi rendere le tue sale riunioni tecnologiche e smart, implementandole per videoconferenze e riunioni online con i membri del team in smart working? Contatta i progettisti di Level Office Landscape e richiedi il tuo preventivo personalizzato!