Come cambieranno i luoghi di lavoro durante le fasi di ripresa dal Coronavirus.
Se c’è una cosa di cui siamo certi è che niente sarà più come prima e i nuovi scenari dell’ufficio si andranno a delineare nei prossimi mesi.
La grave situazione che abbiamo vissuto durante il confinamento forzato nelle nostre case, ci ha costretto a ripensare totalmente alle nostre attività quotidiane, rinunciando alla vita sociale e alle nostre confortanti abitudini, cambiandoci completamente.
La ripresa sarà graduale poiché dovremo fare ancora sacrifici, mantenere il distanziamento sociale e osservare tutte le prescrizioni sanitarie che ci consentiranno finalmente di uscire dall’emergenza sanitaria e tornare a lavoro, occupando nuovamente la nostra scrivania.
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Nuovi scenari dell’ufficio: l’open-space sopravvivrà al post-Coronavirus?
La ripresa sarà lenta ma costante. Quando tutti ricominceremo a lavorare, rientreremo in luoghi che forse non saranno più ritenuti ospitali e accoglienti. Basta pensare agli open-space, ovvero spazi densamente organizzati con postazioni di lavoro condivise, in cui si concentra un notevole numero di persone. Eppure non sarà il luogo fisico a essersi modificato, quanto la nostra percezione e la sensibilità verso ciò che abbiamo sempre avuto sotto gli occhi, la consuetudine dei luoghi e delle azioni, che abbiamo pensato fossero “per sempre” e avrebbero continuato ad esistere così come erano, senza nessuna variazione.
Le città del quarto d’ora, ecco che cosa sono
A livello urbanistico si avanzano già proposte come “La Ville du quart d’heure” (La città del quarto d’ora) di Parigi, proposta dal sindaco Anne Hidalgo, che prevede di organizzare le metropoli in modo che ogni quartiere ospiti tutti i servizi di cui un cittadino ha bisogno. Tutto raggiungibile in un massimo di 15 minuti per evitare resse sui mezzi pubblici e spostamenti di massa.
Come dimostrato durante la quarantena, lo smart working è uno strumento efficiente e imprescindibile. Per questo, nella città del post-pandemia, non escludiamo la nascita di uffici coworking di quartiere, dotati di innovazioni tecnologiche per supportare il lavoro da remoto.
Nuovi scenari dell’ufficio: il ruolo dello smart working
Parlando nuovamente di ufficio, sappiamo che non sarà più lo stesso luogo. Ne abbiamo avuto prova proprio durante il lockdown, quando coloro che si mostravano recalcitranti e ostili ai cambiamenti, come quello dello smart working, hanno dovuto loro malgrado accettarlo. Vivendo la situazione, adottandolo in tutta fretta e affrontando i notevoli limiti dovuti a una rete sovraccarica e messa a dura prova da un uso massiccio del web.
Se la banda larga è per ora un orizzonte lontano, non tutte le aziende hanno a disposizione strumenti per favorire il lavoro a distanza dei dipendenti e questa crisi improvvisa ce ne ha fatto rendere conto. Si è trattato di una vera e propria “prova generale” utile per capire che non vi è possibilità di tornare indietro e che sarà necessario strutturarsi in modo più efficiente.
Credito di imposta riconosciuto per le spese di sanificazione e l’acquisto di dispositivi di protezione e pareti divisorie per i luoghi di lavoro
Il Decreto-Legge,8 aprile 2020, n.23, reca “misure urgenti in materia di accesso al credito e di adempimenti fiscali per le imprese, di poteri speciali nei settori strategici, nonché interventi in materia di salute e lavoro, di proroga dei termini amministrativi e processuali”.
In base all’articolo 30 si stabilisce inoltre l’estensione alle spese per dispositivi di protezione nei luoghi di lavoro, del credito di imposta previsto dall’art. 64 del Decreto-legge n.18 del 2020, in favore degli esercenti attività d’impresa, arte e professione, per le spese di sanificazione degli ambienti di lavoro, sostenute nell’anno 2020, tra queste sono incluse le spese per l’acquisto di dispositivi di protezione individuale per l’esposizione accidentale ad agenti biologici o a garantire la distanza interpersonale (quali, ad esempio, barriere e pannelli divisori protettivi).
I nuovi scenari dell’ufficio all’alba delle Fasi 2 e 3 post-quarantena
Alla luce dei decreti legge da poco emanati, che consentiranno alle aziende un rapido adeguamento degli spazi di lavoro, abbiamo individuato i possibili cambiamenti e le modifiche da attuare fin dal rientro in ufficio, facendo una previsione sulle tendenze che diventeranno le linee guida di sviluppo del cambiamento. Innanzitutto occorre distinguere le due fasi:
Nuovi scenari dell’ufficio – Fase 2: Ripresa graduale delle attività
La fase due, a metà aprile 2020, permetterà la riapertura di alcune attività, per poi proseguire ai primi di maggio con tutte le altre. In questa fase si adotteranno misure condivise per il contrasto e contenimento della diffusione del Covid -19, che obbligheranno a una giornata lavorativa differente: turni serrati, orari personalizzati, part-time e formule più flessibili che impediranno ai lavoratori di essere presenti tutti insieme nello stesso spazio. Resterà attiva la modalità del lavoro da casa per le funzioni che lo consentiranno, qualora lo spazio in ufficio non consenta di riprendere l’attività.
Si adotteranno con urgenza soluzioni di arredo ufficio agili e immediatamente attrezzabili per consentire il distanziamento dei lavoratori. Negli uffici si installeranno divisori, elementi di separazione in vetro piuttosto che in plexiglass. Gli screen in metacrilato o materiale acustico avranno un’altezza maggiore rispetto a quelli normalmente utilizzati per creare barriere tra le postazioni di lavoro. Nelle aree reception si dovrà ricorrere a soluzioni provvisorie con l’innalzamento di elementi di separazione trasparenti per evitare che il personale di accoglienza entri in contatto diretto con i visitatori.
Saranno da evitare gli elementi di tessuto, perché difficilmente pulibili rispetto a materiali che richiedono minor impegno in termini di manutenzione e gestione. Si dovrà porre particolare attenzione alle pulizie soprattutto della propria scrivania, che a fine giornata dovrà essere liberata dalla carta e dagli oggetti, riposti in contenitori di servizio fissi o su ruote in modo che la pulizia non sia superficiale. Si introdurrà un maggior numero di paretine e pareti divisorie per creare zone filtro o dividere aree densamente popolate e ridurre così la concentrazione di lavoratori.
Nuovi scenari dell’ufficio – Fase 3: Ritorno alla normalità
Nella fase tre verrà rimesso in discussione il modello di smart working già adottato dalle grandi Corporation, che prevede layout dell’ufficio flessibili. Come anticipato, ci sarà un ripensamento del modello dell’open space, specialmente nei nuovi progetti. Non si privilegeranno più postazioni di lavoro multiple con schermi di separazione, ma tipologie cluster, organizzate in moduli separati. Stiamo parlando di station con paretine di separazione di altezza compresa tra i 140-160 cm che individuano e separano i lavoratori. Non sarà certo un ritorno all’omologazione e alla monotonia dei “cubicles”, ma sicuramente ci sarà variazione ed eterogeneità attraverso l’uso di materiali e finiture diversi.
Secondo il modello di activity based working, che prevede la presenza dei lavoratori in differenti zone dell’ufficio a seconda delle attività da svolgere durante la giornata, sarà difficile tornare al vecchio modello di scrivania assegnata, in favore dell’integrazione con la tecnologia dei sensori, di cui abbiamo dato una lettura nel nostro progetto del 2019 al Fuorisalone con Elle Decor. Le postazioni di lavoro saranno così in grado di controllare i parametri ambientali (temperatura, umidità, presenza di sostanze inquinanti etc), registrando l’effettivo uso della scrivania. Ci sarà inoltre la possibilità di ottenere altre importanti informazioni e dati, fino a determinare lo stato di salute degli impiegati attraverso sensori termici (senza violare la privacy). I tablet termici sviluppati da iComfort in collaborazione con Level sono un sistema per la misurazione della temperatura corporea ad alte prestazioni ed affidabilità. Basati sulla tecnologia di imaging termico e su algoritmi di deep learning, hanno una velocità di riconoscimento rapida e un’elevata precisione.
Aumenteranno gli spazi confinati realizzati attraverso partizioni mobili, mentre huddle room e pod acustici si ridurranno o dovranno essere completamente privi di materiali tessili e avere un idoneo cambio d’aria e trattamenti igienizzanti. I servizi di sanificazione e pulizia saranno incrementati per numero di ore nel corso della settimana, ma ognuno di noi dovrà adoperarsi per lasciare lo spazio occupato perfettamente pulito e in ordine. I lockers, contenitori per riporre i propri effetti personali, saranno destinati alla consegna o al prelievo di documenti e oggetti per evitare il contatto tra persone. Chiusi a chiave e posti in aree protette separate dallo spazio lavorativo, garantiranno la privacy dei materiali contenuti al loro interno.
I nuovi scenari dell’ufficio non saranno solo materiali, ma anche immateriali. La tecnologia vedrà una notevole implementazione in ufficio, con l’adozione di nuovi strumenti come TV screen e Monitor con telecamera e audio integrato di notevoli dimensioni, da utilizzare a lavoro così come a casa per una connessione senza soluzione di continuità. Programmi come Skype, Zoom, Hangout, Teams saranno utilizzati con maggiore frequenza e ne saranno implementate versioni aziendali personalizzate.
Il modello a cui si tenderà sarà quello di un’unione più stretta tra la parte virtuale e quella fisica. L’ufficio resterà centrale, ma i lavoratori saranno al contempo indipendenti e liberi di svolgere attività da remoto, supportati da componenti IT più avanzate, da progettare di pari passo con l’interior design dello spazio di lavoro.